また、そういった書類を提出せずとも勤務が可能な場合でも、資格手当を出すためには免許や資格関連の書類を提出してもらう必要があります。. 郵送の場合はA4サイズの封筒に入れて送るようにしましょう。また、署名と捺印をしてもらってから返送してもらう必要があるので、返信用の封筒も同封しておくとよいでしょう。. 退職証明書とは、会社を退職していることを証明する書類です。. 入社時に必要になる書類の中には、会社や新しく入社する社員によって、必要な場合と必要でない場合が分かれるものもあります。. 会社は新しく社員を雇用した際に、社員の保険加入手続きを行ったり、税金を納めるのに必要な手続きを行ったりしなければなりません。. 雇用保険被保険者証は雇用保険に加入するために必要な書類で、年金手帳同様に前の職場を退職する際に受け取ることになります。.
入社手続き書類の送付をメールで依頼する方法. 万が一、新入社員が年金手帳を紛失してしまっている場合は、社会保険事務所で再発行してもらいましょう。. 現住所の確認は住民票でも行うことができますが、個人情報保護の観点から、必要な情報のみを確認できる住民票記載事項証明書を利用するケースが多くなってきています。. 人事担当者は、どの書類をどのように提出してもらうのが適切なのかを明確に把握し、不備のない入社手続き書類を集められるよう、新入社員との積極的なコミュニケーションを図りましょう。. 住民票記載事項証明書の用紙を配布し、市区町村の役所の窓口に持っていき、手続きを行ってもらいます。. 成績証明書は、学校での成績が記載された書類です。. 入社手続き書類は直接手渡しすることも多いですが、郵便やメールで送ってもらう場合もあります。以下では、それぞれの方法を簡単に紹介します。.
もちろんですが、書類の内容は大事な社員の個人情報なので、簡易書留などを利用してもらうのがおすすめです。. 詳しい作成方法などは以下の記事でわかりやすく解説しています。. マイナンバーカードを取得していない場合. 扶養控除等申告書は、税金や社会保険の手続きを行うために必要な書類です。. 入社手続き書類に捺印してもらう印鑑はほとんどの場合、認印でOK. 入社手続き書類の送付を郵送で依頼する場合. また、マイナンバーカードは取得している場合と取得していない場合で提出書類が異なります。. 上述してきた書類はいずれも、社員が持っている書類を会社に対して提出する形でしたが、扶養控除等申告書は会社から渡された書類に必要事項を記入・捺印して提出してもらいます。.
最近では履歴書で代用されるケースが多くなっています。. 会社や職種によっては、特定の免許を保有している、または一定の技能や知識を身に付けている人でなければ採用が難しい場合があるでしょう。. 入社手続き書類をきちんと提出してもらおう. マイナンバーカードの両面コピーを提出します。. カードを取得していない場合には、書類のコピーを2枚以上提出する必要があります。. 入社連絡票 ひな形. 年末調整を適切に行うためには1年間の給与総額を把握する必要があります。. 再発行に時間がかかる可能性もあるので、早急に集めたい書類の場合には、いつまでに準備ができそうなのかを確認しておくとよいでしょう。. ただし、入社が年明けになる場合には、提出しないこともあります。. 扶養控除等申告書と同様に、会社から渡す書類に必要事項を記入・捺印して提出してもらいますが、扶養控除等申告書とは異なり扶養義務のある家族がいない場合は提出の必要はありません。. また、当サイトで無料公開している「入社手続きマニュアル」では、新入社員が入社した際におこなう社会保険の加入手続きについても詳しく解説しています。 入社手続きで生じる複雑な対応でお困りの方は、ぜひ こちら からご覧ください。. 必要書類を用意できていない場合などの対処は事情や書類の種類によって異なる. 健康保険被扶養者異動届は、社会保険の手続きを行うために必要な書類です。. 住民票記載事項証明書は、社員が履歴書と同一の住所に居住しているかを確認し、住民税支払いの手続きを適切に行うために必要な書類です。.